Un elemento importante per quanto riguarda la gestione documentale è l’accettazione di un documento (consenso informato o privacy, ad esempio) da parte del cliente/ paziente finale. E’ infatti richiesto, ai fini di validità legale, che il cliente accetti i documenti che gli vengono sottoposti e per fare ciò, generalmente, si richiede al cliente una firma su una copia del documento.
In PsicoGest è disponibile, oltre all’opzione della firma digitale, la possibilità di registrare una semplice accettazione del documento da parte del paziente/ cliente se il paziente è connesso tramite la funzione “Accesso Paziente”.
Accesso Paziente è la funzione che permette al professionista di “collegare” il proprio paziente inviando un semplice invito dal gestionale. Il paziente/ cliente riceve quindi una mail che lo invita ad impostare una password per accedere al proprio account sul portale pazienti.psicogest.it. Avrà così a disposizione un’area riservata in cui – ad esempio – consultare e scaricare le proprie fatture.
All’interno della propria area paziente, inoltre, è presente anche la sezione “Documenti” in cui sono riportati (se creati dallo Psicologo) i documenti PDF che riguardano quello specifico paziente.
Oltre a poter scaricare il documento il cliente potrà quindi anche accettarlo.
Quando un cliente/ paziente accetta un documento dalla propria area riservata, viene registrata la data e l’ora dell’accettazione (il cosiddetto “Timestamp”) che viene mostrato sia lato accesso paziente (immagine di sinistra), sia nella sezione Gestione documentale lato psicologo (immagine di destra).
L’accettazione di un documento in questa modalità non sostituisce la firma fisica del documento. Non appena possibile è consigliabile richiedere una firma sul cartaceo del documento.
Nei fatti solo quel determinato paziente che è stato connesso dallo Psicologo può accedere al proprio account (se ha ben custodito la password di accesso) e quindi solo lui/ lei può accedere ai documenti e fornire il comando di accettazione.
ATTENZIONE
L’accettazione del documento, benché consentita e in molti casi sufficiente, non costituisce validità legale. La validità legale di accettazione di un documento avviene esclusivamente tramite una firma autografa (su un cartaceo) o tramite una firma digitale.