Può capitare che una fattura non riceva pagamento: per dimenticanza o anche per negligenza. E’ diritto del professionista richiedere il pagamento per una prestazione erogata e per poterlo fare, nel caso in cui si sia già inviata la fattura in precedenza, inviare un sollecito di pagamento è lo strumento idoneo.
Consapevoli che inviare un sollecito è qualcosa che può creare disturbo e/o fastidio nel professionista e per ovviare a situazioni in cui non si sa esattamente cosa e come scrivere, è stata realizzata l’estensione Sollecito.
Essa è costituita da 3 testi preimpostati, che identificano 3 diversi livelli di sollecito:
- sollecito 1: un sollecito “delicato” in cui si afferma di non aver ancora ricevuto il pagamento e si chiede di provvedere, qualora il paziente non avesse ancora provveduto recentemente;
- sollecito 2: un sollecito più deciso, con richiesta di invio della copia della distinta di bonifico;
- sollecito 3: un sollecito che è una richiesta di azione rapida, con un limite di tempo pre-definito.
I testi, come per le mail di accompagnamento fattura, sono modificabili e contengono delle keywords (che vengono poi sostituite dai riferimenti reali, quali il numero di fattura, gli importi, ecc.).
E’ inoltre possibile impostare solo alcuni solleciti (quindi non per forza tutti e 3), ricordando tuttavia che l’impostazione generale dei solleciti si applicherà poi a tutte le fatture per le quali viene attivato il processo di solleciti.
Come configurare il Sollecito
Dopo aver acquistato l’estensione, è necessario attivarla esplicitamente. Per default le tempistiche dei solleciti sono disattivate e sarà quindi necessario selezionarle esplicitamente.
Dal menu laterale, sezione fatture, è possibile accedere alla funzione. Di fatto i testi sono già preconfigurati ma passibili di modifica da parte dell’utente.
E’ possibile impostare il lasso di tempo da far trascorrere prima di inviare la mail di sollecito (il tempo decorre dall’attivazione del sollecito in elenco fatture o dalla creazione fattura se impostato già il sollecito in scheda cliente).
Come attivare il sollecito su una fattura
Da elenco fatture, bottone blu, è possibile attivare il ciclo dei 3 solleciti selezionando “Attiva solleciti”.
In alternativa è possibile inviare anche subito un sollecito (comando “Invia sollecito subito” – è possibile scegliere quale dei 3 inviare). Quando viene attivato il processo di solleciti (“Attiva solleciti”) compare un’apposita icona a forma di orologio di fianco al nome del paziente.
Come impostare il sollecito in scheda cliente
Dalla scheda cliente è possibile accedere alle impostazioni relative al sollecito. Se attivato, il sollecito si applicherà per tutte le fatture di quel paziente.
La 1° mail di sollecito sarà inviata secondo il tempo impostato, a partire dalla data di creazione della fattura (cioè quando viene creata la fattura, dato non per forza uguale alla data di emissione della fattura).
Come disattivare il ciclo di solleciti
Quando una fattura viene pagata, cambiando lo stato di pagamento per aggiornare la fattura con la data di pagamento, il conteggio temporale per l’invio delle mail di sollecito si interrompe automaticamente (cioè se una fattura viene contrassegnata come pagata, non è più necessario procedere con gli eventuali solleciti successivi). E’ possibile disattivare il sollecito per una fattura da elenco fatture, bottone blu.
Terminato il ciclo di 3 solleciti in Elenco fatture non comparirà alcuna indicazione dei solleciti già inviati e del percorso concluso dell’invio dei 3 solleciti. Sarà quindi possibile attivare nuovamente i solleciti che ripartiranno con l’invio del sollecito 1 e, a seguire secondo le impostazioni date, con i successivi solleciti.
I solleciti sono mail che vengono inviate dal sistema. E’ pertanto raccomandabile, al fine di evitare problemi con i provider di posta dei destinatari (che potrebbero riconoscere le mail di sollecito come spam), attivare la configurazione SMTP che permette l’invio delle mail dalla propria casella di posta elettronica.
L’estensione “Sollecito” è acquistabile solo da abbonamenti non “TRIAL”, quindi al di fuori del periodo di prova. E’ necessario pertanto dotarsi di un abbonamento annuale non di prova, prima di poter acquistare l’estensione (nello shop interno all’account).