Ogni account di PsicoGest è fornito di template (ossia Modelli) di documentazione legale già pronti all’uso. I documenti sono stati redatti in collaborazione con Legal for Digital – primario studio legale operante nell’ambito degli aspetti legali connessi con il web, privacy e GDPR.
Accedendo dal menu laterale alla voce “Gestione documentale” e selezionando la sotto-voce “Contratti e Consensi” si aprirà una schermata di elenco documenti:
I documenti che si troveranno, di tipo “MODELLO” contrassegnati dall’etichetta rossa “System” sono una documentazione completa in merito agli adempimenti degli psicologi. Si tratta di modelli di sistema non modificabili, già redatti dai nostri esperti e che contengono delle “keyword”, ossia dei segnaposto che saranno poi sostituiti con dati effettivamente presenti in scheda cliente. A titolo di esempio, nel documento potrà esserci una keyword “{nome} che, una volta attribuito il documento ad un determinato paziente (vedasi oltre), mettiamo caso un paziente di nome “MARIO”, sarà sostituito dal nome “Mario” nel documento finale.
Utilizzando i template “System” qualora non sia stato valorizzato un campo invece presente con relativa keyword, sarà indicato “N/D” sul PDF creato.
I modelli di documento forniti sono:
| Nome file | Descrizione |
| Consenso Informato e preventivo di massima | Il documento indispensabile e obbligatorio per l’inizio di qualsiasi tipo di incontro con uno psicologo. Contiene anche il “preventivo di massima”. Sono fornite due varianti: per paziente adulto e per paziente minore. |
| Informativa Privacy | L’informativa obbligatoria per legge da comunicare ai clienti e relativamente ai dati che il professionista acquisisce dal cliente stesso. Sono fornite due varianti: per paziente adulto e paziente minore. |
| Giustificativo paziente | Il paziente che si reca da uno psicologo, potrebbe avere necessità di un giustificativo – ad esempio da fornire al proprio datore di lavoro. |
| Opposizione STS | Modulo per la comunicazione di opposizione del paziente alla trasmissione STS. |
Come si genera un documento ad un paziente/ cliente?
Il bottone di azioni presente alla sinistra del file, contiene le azioni che è possibile compiere su quel documento.
E’ quindi possibile visualizzare una anteprima del documento, per leggere il contenuto; è possibile copiare il documento (funzionalità disponibile solo con l’estensione a pagamento) per avere una “base di partenza” di documento che possa poi essere personalizzato; infine è possibile generare il PDF di quel documento.
Per poter attribuire un documento ad uno specifico paziente/ cliente e quindi creare il documento “fatto e finito” da poter stampare oppure inviare al cliente, si seleziona il comando “Genera PDF”.
Nel popup che si aprirà sarà possibile selezionare il paziente/ cliente a cui attribuire il documento. E’ anche possibile generare un PDF partendo dal modello, senza assegnare alcun paziente.
Saranno visualizzati in questo elenco solo i pazienti per i quali è stata compilata la sezione “Parametri consenso/ preventivo”. Selezionando il paziente nell’elenco, il sistema genererà il documento con i dati del relativo paziente/ cliente.
Se non viene selezionato alcun paziente, si potrà comunque creare un PDF. Le eventuali keyword presenti nel modello non saranno valorizzate e i relativi campi rimarranno vuoti.
Selezionato il paziente/ cliente, automaticamente il sistema procederà anche a rinominare il file. Si potrà quindi salvare il file che sarà riportato nell’elenco iniziale.
NOTA: al fine di una corretta compilazione dei modelli, verifica di aver compilato i parametri di consenso in scheda cliente.
Il sistema consente anche di selezionare multipli pazienti/ clienti. In questo caso il sistema produrrà automaticamente tanti PDF (ognuno contenente il nome di un paziente tra quelli selezionati), quanti sono i pazienti selezionati. Ad esempio se si imposta la generazione del PDF per i pazienti Rossi, Verdi e Bianchi, il sistema creerà 3 PDF: uno per Rossi, uno per Verdi e uno per Bianchi.
Il file che viene creato è un PDF. Il nome del file contiene sia la descrizione del modello, sia il nome del paziente cui è stato attribuito.
Tramite il pulsante blu, si accederà a diverse azioni disponibili.
L’unica azione non consentita, essendo un file PDF, sarà la modifica. In questo caso sarà necessario andare a modificare il relativo modello, quindi generare un nuovo file PDF.
| Anteprima | Apre una finestra di anteprima del documento PDF. |
| Rinomina | Permette di rinominare il file. |
| Copia | Crea una copia del file. |
| Scarica | Avvia il download del file (verrà scaricato in genere nella cartella download del proprio PC o nella cartella specificata dall’utente per i documenti salvati). |
| Stampa | Avvia il pannello di comando di stampa. |
| Cambia paziente | Permette di cambiare il paziente/ cliente assegnatario del PDF. |
| Modifica tags | Inserisce/ aggiunge/ toglie/ modifica eventuali tags associati al file. |
| Elimina | Elimina definitivamente il file (azione irreversibile). |
ATTENZIONE
Se hai collegato il paziente (funzione Accesso Paziente) e crei un documento per lui/ lei (selezione del paziente nel momento in cui decidi di generare un PDF abbinato), tale documento sarà visibile anche in account paziente.
Trasmissione del documento PDF al paziente/ cliente
Il file PDF potrà essere scaricato ed inviato tramite mail, oppure potrà essere stampato e fatto firmare “dal vivo” al paziente/ cliente.
Inoltre esso sarà sempre disponibile lato “Accesso paziente” (per i pazienti che lo psicologo ha collegato e che quindi dispongono di una propria area paziente).
La creazione di un documento per uno specifico paziente, determina la disponibilità di tale documento anche nel portale paziente.
Il file potrà essere quindi scaricato dal paziente (in futuro saranno rese disponibili modalità di accettazione/ firma).
Inoltre il paziente potrà accettare il documento tramite l’apposito bottone che compare in account paziente di fianco ad ogni documento di sua pertinenza.