Le fatture, elettroniche e non, ma anche le proforma e le note di credito, se correttamente salvate, vengono memorizzate nel cosiddetto “Elenco fatture”, accessibile dal menu laterale, sezione fatture, quindi “Elenco documenti”.
Una o più fatture non sono presenti in elenco fatture/ documenti
La mancanza di una o più fatture può essere riconducibile ad alcune situazioni specifiche, che vedremo nel dettaglio.
1 – Il documento è stato cancellato
Non è un’azione raccomandabile ed infatti dando il comando di cancellazione (dal bottone azioni blu in elenco fatture) il sistema richiede ulteriori conferme; ad ogni modo il sistema consente la cancellazione di una fattura, solo per comando fornito dall’utente. I documenti cancellati finiscono nel “Cestino”, rintracciabile nel menu laterale, sezione “Fatture e Documenti”, dal quale possono essere ripristinati in caso di errore nella cancellazione.
(I documenti restano conservati nel cestino per un massimo di 60 giorni oltre i quali verranno automaticamente eliminati in modo definitivo).
2 – Il documento è stato modificato
Il sistema consente la modifica di una fattura e, in generale, di ogni documento (per le fatture elettroniche solo se ancora non sono state inviate a SDI). Non è infrequente quindi che una fattura venga creata, salvata e poi aperta in modifica, assegnando magari un altro numero. Ne consegue che con questa modalità la fattura sembri “sparita”, mentre invece è l’utente che ne ha cambiato il numero (o anche il tipo, ad esempio da fattura a proforma).
3 – Il documento è stato salvato con una data errata
Il salvataggio di una fattura, e più in generale di un qualsiasi documento, avviene inserendo lo stesso all’interno dell’anno di riferimento e per fare ciò il sistema si basa sulla data di creazione del documento stesso. Tale parametro è stato impostato poiché – tendenzialmente – essendo la data del documento automaticamente attribuita dal gestionale, è più difficile che essa sia scorretta. Tuttavia, in caso di intervento umano nella modifica della data di creazione della fattura e in caso di errore nell’inserimento di una data – ad esempio digitando 2204 anziché 2024 – il documento non appare più nell’anno in corso (nel 2024, rifacendoci all’esempio). Sempre seguendo l’esempio, quel documento sarà inserito nell’anno 2204.
Per poter rintracciare un documento oggetto di un simile errore, sarà sufficiente accertarsi di selezionare “tutti gli anni” in cima alla tabella di elenco fatture. Oppure, sarà possibile ricercare direttamente per numero di documento, tramite il comando “Cerca” presente in cima alla schermata, sulla destra.
4 – Il documento non era salvabile
C’è un unico tipo di documento che non è salvabile ed è il caso delle fatture elettoniche contenenti prestazioni sanitarie ed intestate a soggetti privati (pazienti ad esempio). Il sistema, in linea con le disposizioni vigenti, non contempla la possibilità di salvataggio di una fattura elettronica per prestazione sanitaria a privato, restituendo dapprima un messaggio di errore e, in conseguenza, non procedendo al salvataggio della fattura.